学生电子邮件礼仪

当你参与面对面的交流时，你的外表、语调和用词决定了你给人的印象。在全球化时代，互联网使我们能够联系到我们从未见过甚至可能永远不会见面的人。这种在线互动对我们生活的影响甚至超过了我们的朋友和家人。所以如何?

大学是你职业生涯的试驾。制定适当的电子邮件礼仪是你学习的重要组成部分。在大学期间，你会和老师沟通，申请奖学金，回复工作机会，主要是通过电子邮件。你得到的答案将决定你的未来。这就是为什么最好尽快学习这些电子邮件礼仪规则。

❓什么是电子邮件礼仪?

电子邮件礼仪是指在电子邮件通信中使用适当的语言、措辞、结构和其他形式的规则。给学校主管部门、公司员工、政府部门等的正式信件需要适当的电子邮件礼仪。规则很多，但直观上很清楚。有时人们会用"电子邮件礼仪将“网”和“礼仪”这两个词结合起来。

为什么电子邮件礼仪很重要?

你写邮件的方式可以透露你的教育、行为和对细节的关注。你的电子邮件礼仪反映了你个性的各个方面。

• 的专业性。成为一名学生意味着你将成为一名专业人士。电子邮件是一种简单的方式，让读者相信你是负责任的，有能力的，完美的奖学金。遵循这些公认的沟通标准，表明你已经为未来的职业生涯做好了准备。
• 效率。电子邮件在很多方面与手写信件不同。一般来说，一封好的电子邮件是简短的。当你的信息切中要害时，你就展示了效率。
• 尊重。避免不必要的修饰闲聊。这将向读者表明你尊重他们的时间，也重视自己的时间。

如何给老师写电子邮件:一般规则

给老师发电子邮件是练习正确的电子邮件礼仪的绝佳机会。老师通常会温和地指出你的错误，因为他们知道你还在学习。与此同时，一封正确的、组织有序的电子邮件可以给他们留下深刻的印象，让他们对你产生好感。下面的技巧将提高你与大学老师的书面交流。

✔️	有没有更好的沟通方式?	有时最好是打电话或亲自问你的问题。如果你的问题很紧急，这一点就更明显了。很少有人一收到邮件就回复。此外，如果你打算回复一封电子邮件，考虑一下是否真的有必要。不要觉得有必要写一些琐碎的回复。
✔️	介绍你自己	在写给老师的第一封邮件中，一定要使用叙述性的问候方式。在其他情况下，跟随你的直觉。那个人还记得你是谁吗?即使你的电子邮件地址包含你的姓氏，这也不足以唤起对方的记忆。大学教师有数百名学生。在第一段，写上你的名字，课程名称，班级或小组号。
✔️	写一个清晰而简短的主题	主题行就像论文的主题句。这到底是怎么回事?不要让这个字段空着。避免使用“请求帮助”或“问题”之类的主题。它们很简短，但并不精确。之后，这可以帮助你更容易地找到任何电子邮件的信息主题行。“关于一年级化学作业的问题”比较好。
✔️	重要信息优先	你的读者只需要几秒钟就能决定他们在你的邮件上花多少时间和精力。如果你有什么要说的，马上说出来。然后再决定是否值得说些别的。如果有几个问题要讨论，先做一个总结，然后用一个编号的列表来阐述要点。或者，考虑为每个主题分别写邮件。
✔️	要有礼貌	记得问候并感谢读者。不管你的请求结果如何，感谢收件人花时间考虑它。在正式信件中使用标准词汇。辨别导师信息的语气，如果有必要，做出相应的回应。
✔️	要诚实	这条规则适用于所有的交流，但与老师交流时，它需要额外的注意。教师是极好的测谎者。与其写些骗人的东西，不如什么也不写。即使你的请求或借口不被接受，你的直率也会受到赞赏。
✔️	使用正式语言	在正式的电子邮件中不允许使用聊天室的简写。把“u2”写成“you too”会让你听起来又懒又幼稚。拼写出所有的单词，除了一般公认的缩写词。
✔️	使其可读	当你回复邮件时，引用必要的内容。你可以抄下问题并在下面写下你的答案。有效地使用段落是必须的。尽量简短，但要避免每句话都在新的一行开始。
✔️	小心附件	如果你的老师已经有了你有疑问的文件，无论如何，把它附加到你的电子邮件中。这将表明你感谢你的老师花时间回答你的请求。不要在邮件中单独发送附件。这是不尊重的，你很可能不会得到任何回答。
✔️	记住你的承诺	收件人将拥有您的电子邮件的永久记录。比起面对面的交谈，书面信息会让你承担更多的责任。如果你答应在两周内交论文，一定要做到。否则，要求延期。

正式电子邮件的结构

在你开始组织你的信件之前，确保你的电子邮件地址适合于专业交流。使用像“kitten666@gmail.com是不合适的。创建一个包含您的姓氏和首字母缩写的地址，用于商业和学习目的。

所有电子邮件平台都遵循下面给出的相同结构。您会发现字段(1到4)的设计和命名有些不同，但它们的顺序是相同的。

1. 寄(收件人地址)。输入接收信件的个人或组织的地址。如果您犯了一个错误，您将收到这样一个地址不存在的消息。再次检查是否有错别字，这样你的邮件就不会发错人了。
2. 副本。小心…邮件列表在回复邮件时。当您需要向多个用户发送相同的信件时，这些功能非常有用。但是，在回复此类消息时，邮件中包含的所有用户都将收到您的答案。复制必要的地址并粘贴到新的电子邮件中比简单地按下“回复”按钮要好得多。

   • CC (Carbon Copy)。输入其他需要收到你的信件的人的电子邮件地址。请注意，您在前一行中指定的接收者将看到这些地址。
   • BCC (Blind Carbon Copy)。该字段与前一个字段类似，保留一个细节。“盲”这个词的意思是原来的接收者不知道其他人也收到了同样的信息。要注意，那些被标记为密件抄送的人会发现他们不是原来的收件人。
3. 主题。简短、清晰、内容丰富。给老师发邮件时，请在这里注明你的名字和班级。然后用几句话概括邮件的内容。避免含糊的语言。
4. 电子邮件的身体。在此字段中输入信件的文本。尽量让它不超过一个屏幕长度。用正确的语法结构写出完整的句子。在你按“发送”之前，检查拼写错误(并非所有电子邮件平台都提供此功能)。

   • 的问候。如果你知道收件人的名字，在这里使用。“亲爱的先生/女士”是礼貌的，但没有人情味。然后解释你是谁，因为你的签名会在最后出现。
   • 主体。如果你有几个问题或主题要讨论，用一个编号的列表来组织你的文章。考虑一下，如果问题太多，是否最好亲自讨论一下。总是考虑接收者的反馈。他们阅读并回复你的邮件需要多长时间?尽你所能把这段时间减少到最少。
   • 签名。这个功能通常会自动附加到你发送的任何电子邮件中。检查你的标准签名的措辞是否适合你的电子邮件的目的。除了你的名字，在这里写上你的电话号码和课程名称和号码。
   • 附件。如果添加附件，请确保在主体中引用该文件。解释为什么你希望收件人审阅文件。避免附加过大或过多的文件。将多张图片合并成一个PDF格式通常效果更好。

✔️终极电子邮件清单

邮件礼仪:坏的和更好的例子

下面你会发现一些不太好邮件的例子，以及解释和更好的版本。

学生的电子邮件示例1

学生的电子邮件示例2

你的商业生涯始于大学。把你的教育看作是对你个人的投资未来的职业。与老师交流是商务互动中的一门实践性课程。利用这段时间来练习可以在接下来的几年里为你节省很多时间、金钱和精力。

选择正确的词语是成功的一半。你表达想法的方式揭示了你的个性给一个细心的读者。遵循电子邮件礼仪的规则会让读者相信你是一个受过教育的、有礼貌的人。

在下面的评论中分享你的电子邮件交流经验。你的建议可能对你的同事很有价值。

参考文献

1. 学生电子邮件礼仪//普渡大学写作实验室
2. 电子邮件礼仪|悉尼科技大学
3. 电子邮件礼仪-在读学生-墨尔本大学
4. 电子邮件礼仪——LinkedIn
5. 如何正确地写一封正式的电子邮件(得到结果)
6. 如何写一封专业的电子邮件| Indeed.com
7. 如何写一封正式的电子邮件| Medium
8. 正式电子邮件简介——牛津大学出版社
9. 电子邮件请求|写作-高级C1 |英国文化协会